De bidprocedure

Uw vereniging of bedrijf staat achter u en er ligt een realistisch plan. Wellicht zijn er kapers op de kust; buitenlandse initiatiefnemers van hetzelfde evenement. Dus zult u uw plannen bij de juiste mensen en met het nodige enthousiasme onder de aandacht moeten brengen om ze in een latere fase ook daadwerkelijk gestalte te kunnen geven. De congresbranche praat hier over een bid: een uitnodiging om een congres in je eigen land te houden.

Bij zo’n bidprocedure zijn, naast uiteraard uw eigen organisatie, meestal meerdere partijen betrokken: een PCO (als u daar in dit stadium al voor heeft gekozen), het regionale congres of conventiebureau en eventueel de congreslocatie. Net als bij het inventariseren van de kansen en mogelijkheden van uw idee, kan het NBTC ook in deze fase steun bieden. Bij het samenstellen van een duidelijke en onderscheidende presentatie, bij het samenstellen van het bidbook en bij het schrijven en verwerven van aanbevelingsbrieven. Daarnaast kunt u bij het NBTC terecht voor advies over promotie- en beeldmateriaal van Nederland. 

Tijd, energie & geld 

Een bidprocedure kost tijd en energie, en ook geld. Daar staat tegenover dat een omvangrijke internationale bijeenkomst veel profijt oplevert voor de branche, de betrokken stad en het land. 

  • Vakgenoten ontmoeten elkaar op internationaal niveau, worden op de hoogte gesteld van de meest actuele ontwikkelingen, kunnen profiteren van kansen op zakelijk gebied en komen, vanwege de beperkte kosten in vergelijking met een bijeenkomst over de grens, in groten getale op de bijeenkomst af.
  • Het land genereert extra inkomsten op lokaal niveau en via de belasting, kan rekenen op een groeiend aantal toeristen, profileert zichzelf via opinieleiders in andere landen en er is een toename van het BNP.
  • Het levert de betrokken stad extra werk op, vergroot het BNP (bruto nationaal product) en lokale belastingopbrengsten en creëert mond-tot-mondreclame.  

Nadenken over een aantal vragen 

Een bid waarover is nagedacht vergroot natuurlijk de kans om uiteindelijk als gastland uit de bus te komen. Daarom moet u, nog voordat u de officiële presentatie van uw voorstel vastlegt in een bidbook, nadenken over het volgende:

  • In welk land en welke stad hebben de voorlaatste congressen plaatsgevonden? Welke afspraken zijn er destijds gemaakt over het tijdstip (jaar) en eventuele volgende bestemmingen?
  • Welke afspraken zijn er over roulatie van het congres tussen werelddelen en landen?
  • Wat is het eerstvolgende jaar waarvoor nog geen toezeggingen zijn gedaan? (de zogenaamde first open date) 
  • Bestaan er officiële richtlijnen waaraan een bidprocedure moet voldoen?
  • Welke specifieke voorzieningen vereist het congres (denk aan vergaderruimten, expositieruimte, hotelaccommodatie of sociaal programma) en welke ontwikkelingen hebben daarin de revue al gepasseerd?
  • Welke partijen, zowel nationaal als lokaal, zijn al of moeten bij het congres worden betrokken?
  • Hoe is de infrastructuur in het land en wat zijn de logistieke mogelijkheden? Is het land toegankelijk voor de nationaliteiten die normaalgesproken aanwezig zijn?
  • In welk seizoen en in welke maand zou het congres kunnen plaatsvinden, rekening houdend met andere, gelijksoortige bijeenkomsten in die periode?
  • De beschikbaarheid van congreslocaties en hotels in deze periode.
  • Hoe ziet het congresbudget eruit? Hoe was dat bij vorige congressen en welke financiële doelstellingen heeft de internationale organisatie?
  • Waar en wanneer moet de bidpresentatie plaatsvinden?
  • Hoe wordt de volgende congresbestemming gekozen? Wie heeft stemrecht, op welke aspecten wordt extra gelet? etc.
  • Als u deze informatie op een rijtje heeft, kunt u aan de slag met het bidbook: de officiële presentatie van uw voorstel.

Samenstellen van een bidteam 

Een bid voorbereiden doet u samen met anderen in een bidteam, ook wel Local Organizing Committee (LOC) genoemd. Elke partij heeft een eigen inbreng en is daardoor medeverantwoordelijk voor het resultaat van de bid.

Aan wie moet u denken? 

  • degene die de eerste stap heeft gezet om aan een bidprocedure mee te doen - vaak ook de voorzitter van het team - en die een belangrijke positie bekleedt op het terrein van het onderwerp van de bijeenkomst
  • een aantal vooraanstaande of jonge wetenschappers uit het vakgebied
  • een PCO-vertegenwoordiger (als er in deze fase al sprake is van een PCO)
  • een vertegenwoordiger van de congreslocatie 
  • een deskundige van het NBTC
  • een vertegenwoordiger van een regionaal congresbureau of conventiebureau
  • een sponsor van de bid  (als deze reeds beschikbaar is)

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer