Ken de congresmarkt

Aan de naam van een evenement valt niets af te lezen en ook internationaal bestaan er geen definities. Het NBTC maakt echter wel een duidelijk onderscheid, alhoewel dit geen bindend voorschrift is:

Meeting 

Een meeting is een internationale bijeenkomst met een expliciet overlegkarakter en een resultaat in de vorm van een besluitenlijst. Voorbeelden: een aandeelhoudersvergadering of een jaarvergadering van een vereniging. 

Congres 

Een congres is een formeel georganiseerde bijeenkomst op een van tevoren bepaalde tijd en plaats met de volgende kenmerken:

  • het aantal deelnemers varieert van veertig tot enkele duizenden; 
  • een congres duurt minimaal twee dagen inclusief een overnachting; 
  • het aantal deelnemers uit het buitenland is minimaal een derde van het totaal; 
  • een congres vindt plaats in een accommodatie 'buiten de deur': een hotel, congrescentrum of een andere verhuurbare ruimte die speciaal voor 
  • vergaderen is bedoeld (bijvoorbeeld  ook – academische- ziekenhuizen of universiteiten); 
  • het doel is kennisoverdracht; 
  • een congres vergroot de aandacht voor een bepaald onderwerp of vakgebied bij de beroepsgroep, de pers en de politiek.    

Professional Conference Organiser 

Nederland kent enkele tientallen Professional Congress Organisers (PCO's). Het is geen beschermd beroep, dus overtuig uzelf van de ervaring en kennis van een PCO. Vanaf het allereerste idee kunnen zij u terzijde staan. PCO's zijn gespecialiseerd in het administratieve en technische beheer van een bijeenkomst en vervullen daarin met name een adviserende rol. Zij kunnen u onder meer helpen bij het vaststellen en realiseren van doelstellingen, het aanvragen van offertes en optreden als contactpersoon tussen de organiserende partijen. Een PCO kan ook praktische zaken voor u regelen zoals de deelnemersregistratie, het vinden van de juiste locatie, het onderhandelen met sprekers en dergelijke. Een PCO is onpartijdig, u blijft zelf de baas over organisatie en inhoud van uw bijeenkomst.

Regionale Congresbureaus

Bent u een stap verder in het voorbereidingsproces en weet u al in welke regio uw evenement gaat plaatsvinden, dan kan een Regionaal Congresbureau (RCB) u de weg wijzen naar een geschikte locatie. Zij zijn bij uitstek de kenners van hun eigen regio en kunnen u ook tippen over organisatiebureaus, dienstverleners en hotelaccommodatie. Verder adviseert een Regionaal Congresbureau bij het opzetten van (sociale) programma’s en excursies, de productie van een bidbook, of het maken van een draaiboek. Deze adviezen zijn kosteloos, vrijblijvend en onpartijdig. 

Destination Management Companies

Een Destination Management Company (DMC) is gespecialiseerd in de daadwerkelijke organisatie en logistiek van een meeting of ander evenement. Zij denken vooral vanuit de creatieve mogelijkheden. DMC's organiseren ook gezelligheids-, partner- en pre- en post meeting programma's, evenals catering, diners en entertainment.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer