Richt uw organisatie efficiënt in

De organisatie van een congres of meeting bestaat uit heel wat verschillende elementen, producten en diensten. Welke daarvan het belangrijkst zijn hangt samen met de doelstelling van uw bijeenkomst; bij een wetenschappelijk congres bijvoorbeeld zal de nadruk liggen op het thema, de sprekers, de abstracts en de proceedings. Bij een corporate meeting wegen bereikbaarheid, hotelaccommodatie en catering wellicht het zwaarst.

Zet de belangrijkste congreselementen op een rij 

Algemeen voorkomende congreselementen zijn: thema, congreslocatie, en vergaderfaciliteiten, sprekers, administratie, drukwerk (website), vooraankondiging, uitnodiging, registratieformulier, definitief programmaboek, aanvullende documentatie (zoals uitnodigingen voor ontvangsten, vouchers), naambadges, hotelaccommodatie, catering, visuele middelen, transport, abstracts, congresproceedings (actuele informatie over de stand van zaken met betrekking tot het congresthema inclusief o.a. presentaties, lezingen en voordrachten tijdens het congres), sociaal programma en studiebezoeken. Elk van deze onderdelen moet vooraf tot in detail worden uitgewerkt: hoe wilt u het hebben, wie neemt de uitvoering op zich en wanneer? 

Verdeel taken en verantwoordelijkheden 

Het is gebruikelijk om bij het organiseren van een congres de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden onder te brengen in 'committees' (en eventueel sub-committees). Een organizing committee bijvoorbeeld is meestal eindverantwoordelijk voor de inhoud van het programma, de financiën en de logistieke organisatie en kan de verschillende werkzaamheden weer uitbesteden aan een PCO of een andere dienstverlener. Een administration committee is verantwoordelijk voor zaken als registratie, deelnemerslijsten, naambadges en het samenstellen van congresdocumentatie. Vaak horen hier ook de keuze van hotels, vervoer en partnerprogramma's bij. Er zijn nog veel meer comités denkbaar. Hun aantal hangt samen met onder meer de omvang van een congres en de wens van een nationale vereniging (initiatiefnemer) om leden actief bij de congresorganisatie te betrekken.

Zorg voor een centrale informatiestroom 

Te veel comités en subcomités weerhouden u al snel van een efficiënte organisatie en kosten bovendien meer geld. Er zijn diverse spelregels om het overzicht te bewaren. Maak bijvoorbeeld de voorzitters van de verschillende comités deelnemer van het (overkoepelende) organizing committee en geef ieder comité een eigen budget. Werkt u met een PCO, laat dan de centrale informatiestroom via hen verlopen.

Richt een congresstichting op 

Het is essentieel om de financiele en juridische aansprakelijkheid van het congres onder te brengen in een aparte congresstichting. Niet alleen voor een mogelijke aanvraag van het Voorfinancierings- en Garantiefonds, maar ook om de vereniging achter het congres te vrijwaren van financiele risico’s. Op die manier houdt u de geldstromen van het congres gescheiden van die van uw vereniging en is vanaf dat moment de stichting het juridisch en fiscaal aanspreekpunt. Uw PCO kan u vertellen op welke wijze u de stichting het beste kunt inrichten.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer