Inventariseer de kansen en mogelijkheden

U weet nu wat voor evenement u wilt organiseren en u kent de spelers op de markt. Het moment is aangebroken om draagvlak te creëren voor uw plannen binnen uw eigen organisatie. Nodig beslissers uit en leg uw ideeën op tafel. Verzamel vooraf een aantal goede argumenten waarom juist uw organisatie het voortouw zou moeten nemen voor zo’n bijeenkomst. En stel vast wat u met het congres wilt bereiken. Pas als uw collega’s achter u staan, kunt u verder met uw plannen.

Voldoende tijd 

U zult zich allereerst moeten afvragen of u voldoende tijd heeft om de organisatie van een meeting of congres op u te nemen. Natuurlijk zijn er allerlei mogelijkheden om delen daarvan uit te besteden, maar ook dat kost tijd. Uiteindelijk blijft u als initiatiefnemer en opdrachtgever eindverantwoordelijk voor het verloop van uw evenement. Dan moet u bedenken of er voldoende geld is om het evenement zelf te organiseren en voor de bidprocedure die daaraan voorafgaat. Misschien zijn er al toezeggingen gedaan aan andere potentiële initiatiefnemers? Het kan natuurlijk ook zijn dat Nederland, volgens het vaste verdeelsysteem van het internationaal overkoepelend orgaan; de Europese- of Wereldvereniging, gewoon niet aan de beurt is. Allerlei zaken die u zich vooraf moet realiseren.

Conceptprogramma en begroting 

Laat uw gedachten alvast gaan over de invulling van het programma en zet dit op papier: 

  • Wat is de inhoudelijke rode draad? 
  • Denkt u aan nevenactiviteiten als workshops of een informatiemarkt? 
  • Hoe kan het informele gedeelte of het sociale programma eruitzien? 
  • Welke locatie komt in aanmerking? Wat zijn de overnachtingsmogelijkheden? Etc. 

Met het conceptprogramma in uw achterhoofd maakt u een begroting. Die moet zicht geven op de haalbaarheid van uw plannen.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer