Investeer in een locatiebezoek

Nog talloze andere factoren spelen bij de keuze van de meeste geschikte locatie een rol. Wat is het doel van uw bijeenkomst? Hoeveel mensen komen er? Hoe moet de catering eruitzien? Welke ruimtes en faciliteiten vereist het congresprogramma? Welke eisen stelt u aan parkeermogelijkheden en bereikbaarheid? Hoe is de ligging ten opzichte van hotels en eventuele uitgaansmogelijkheden? Noem maar op. 

Inspecteer gezamenlijk 

Als initiatiefnemer/opdrachtgever van een internationaal congres is uw stem doorslaggevend bij de keuze van een locatie. Maar wilt u succes boeken, dan is gezamenlijk overleg met alle betrokken partijen onontbeerlijk. PCO, congresbureau, technicus, lokale overheidsvertegenwoordiger of transportonderneming: ieder oordeelt vanuit zijn eigen vakgebied of specialisatie. Aan u - en de partijen die u bijstaan in de organisatie - de taak om tot een zorgvuldige afweging te komen. 

Bereid een locatiebezoek goed voor 

Het allerbelangrijkste van een site-inspectie is dat u een volledig transparant beeld krijgt van de locatie en bijbehorende mogelijkheden. Dat betekent dat alle deelnemers aan de site-inspectie zich gedegen moeten voorbereiden vanuit hun specifieke deskundigheid. Zorg dat iedereen vooraf een plattegrond van de locatie krijgt en stuur ook uw planning voor die dag tijdig toe.

Voorkom misverstanden 

Een hotelkamer die omgebouwd moet kunnen worden tot kantoor maar waarvan het meubilair onverplaatsbaar blijkt. Een brochure waarop een intern videosysteem te zien is dat achteraf ingehuurd blijkt te moeten worden. Zeker als u nog weinig ervaring hebt in het organiseren van een grootschalige bijeenkomst komt u soms voor onaangename verrassingen te staan. Wees daarom alert op zoveel mogelijk details en schroom niet om vragen te stellen. Nog een tip: neem een checklist mee (zie kader). 

Negen tips voor een succesvolle site-inspectie 

  1. Steek voldoende tijd in het vaststellen van uw exacte wensen en behoeften. 
  2. Zorg dat u voorafgaand aan de site-inspectie plattegronden van de locatie krijgt toegestuurd.
  3. Leer van de fouten en successen van voorgaande congressen.
  4. Is er sprake van een bidprocedure, verzamel dan informatie over 'concurrerende' landen of steden en zet de 'unique selling points  van de gekozen locatie op een rij.
  5. Nodig deskundigen uit die adequaat antwoord kunnen geven op vragen over geografische, historische en culturele achtergronden van zowel Nederland als de betrokken stad. 
  6. Bezoek een geselecteerd aantal hotels dat representatief is voor de totale accommodatie (zowel luxe als eenvoudig).
  7. Betrek het management van de (congres)locatie bij de site-inspectie.
  8. Betrek een technicus bij de site-inspectie om antwoord te kunnen geven op alle mogelijke technische vragen.
  9. Nodig een vertegenwoordiger van een eventueel betrokken (lokaal of regionaal) congresbureau uit om bij de site-inspectie aanwezig te zijn.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer