Zoek een PCO die bij u past

De omvang van uw congres of internationale meeting, het beschikbare budget en de expertise die u in huis heeft, zijn drie factoren die meespelen bij het al dan niet inschakelen van een PCO (Professional Congress Organiser). Een PCO heeft de kennis en ervaring in huis. Doe er uw voordeel mee!

Een PCO biedt Advies en begeleiding 

Kiest u voor ondersteuning door een PCO, doe dat dan in een zo vroeg mogelijk stadium. Want juist in de beginfase moet u belangrijke beslissingen nemen ten aanzien van de bepaling van een geschikte locatie en de voorbereiding van een bidprocedure. Een PCO helpt u om eventuele valkuilen te vermijden en kan u tot het einde toe terzijde staan met advies en begeleiding. Daarnaast kan een PCO optreden als contactpersoon tussen de organiserende partijen en praktische zaken voor u regelen zoals deelnemersregistratie en het onderhandelen met sprekers. Let wel: de financiële eindverantwoordelijkheid voor een congres alsook de inhoud van het programma blijven een zaak van de opdrachtgever.  

Zo maakt u een keuze 

  • maak een tender (‘verzoek om een offerte’) 
  • verzamel informatie over mogelijke PCO’s 
  • selecteer de meest geschikte PCO’s (afgaande op aantal jaren ervaring, betrokkenheid bij het onderwerp, reputatie etc.) 
  • zet de tender uit bij de geselecteerde PCO’s 
  • vergelijk de ontvangen offertes van de PCO’s op inhoud en prijs 
  • vraag om referenties bij de PCO’s waarmee u wellicht in zee gaat 
  • nodig de overgebleven PCO’s uit voor een korte bedrijfspresentatie met aansluitend een mogelijkheid om vragen te stellen 
  • kies de PCO die het beste aan uw wensen tegemoet komt én waarmee u het prettigst denkt te kunnen samenwerken.   

Vraag het NBTC om advies 

De samenwerking met een PCO verloopt over langere tijd en is vaak behoorlijk intensief. Daarom is het van belang dat u elkaar ligt. Let bij uw keuze op de bedrijfscultuur van de betrokken PCO. Sluit deze aan bij de uwe? Vooral wanneer u nog min of meer blanco bent op de congresmarkt is het zinvol om het NBTC in te schakelen. In overleg met u selecteren zij twee of drie PCO’s waarmee u een intake-gesprek voert. Daarna bepaalt u gezamenlijk de definitieve keuze. Ook als u kiest voor een DMC kan het NBTC helpen bij de besluitvorming.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer