Denk na over sterke en zwakke punten

Analyseer in een zo vroeg mogelijk stadium de sterke en zwakke punten in uw voorstel. Door de nadruk te leggen op wat u wél te bieden heeft, kunt u voorkomen dat er te veel aandacht uitgaat naar eventuele tekortkomingen of u kunt in ieder geval een strategie bedenken om vragen daarover te pareren. En daarmee vergroot u uw kans op succes. Helemaal mooi is het wanneer u ook de sterke en zwakke punten in de voorstellen van uw medekandidaten kent, zodat u daar vragen over kunt stellen en de verschilpunten met uw eigen voorstel helder weet te formuleren.

Voorbeelden van sterke punten 

  • de voorzitter of directiesecretaresse van uw organisatie houdt ook letterlijk kantoor binnen uw organisatie
  • in eigen land is een aantal erkende experts op het vakgebied werkzaam
  • geschikte congres-/vergader- en tentoonstellingsfaciliteiten
  • een tot de verbeelding sprekende bestemming
  • een uitstekende infrastructuur (transport, hotels, restaurants)
  • de locatie heeft een goede naam in organisatie en uitvoering van gelijksoortige bijeenkomsten
  • de betrokken partijen – PCO, conventie- of regionaal congresbureau, locatie, hotels - werken nauw met elkaar samen
  • een gunstige wisselkoers (rekening houdend met de meeste deelnemers)  

Voorbeelden van zwakke punten 

  • de beschikbare locaties komen niet helemaal tegemoet aan de eisen die de bijeenkomst stelt
  • de groep branche-/vakdeskundigen in het gastland is relatief klein en/of onbekend
  • er is te weinig garantie dat de fondsenwerving voldoende van de grond komt 
  • niet alle professionals in het gastland staan achter de bid
  • het gastland heeft geen ervaring in het organiseren van een gelijksoortige bijeenkomst van dezelfde omvang
  • de lokale congresmarkt staat niet eensgezind achter de bid
  • een ongunstige wisselkoers (voor de meeste deelnemers)

Naast een afweging van de sterke en zwakke punten in uw voorstel bereidt u de bid nog beter voor door een inventarisatie van kansen en bedreigingen.

Kansen zijn 

  • de bijeenkomst heeft niet eerder in het gastland (of de betrokken regio) plaatsgevonden
  • de branche- en vakdeskundigen zijn van een hoog niveau en/of hebben een uitstekende internationale reputatie
  • er is een (bekend) roulatiesysteem met betrekking tot de plaats van bijeenkomst
  • de lokale congresmarkt is bereid om gezamenlijk te investeren in de voorbereiding van het evenement
  • de bestemming staat als veilig bekend
  • er zijn voldoende lokale initiatieven om het evenement financieel te ondersteunen

Bedreigingen zijn 

  • de kans dat een nabijgelegen land het evenement naar zich toe trekt
  • deelnemers uit landen die normaalgesproken goed vertegenwoordigd zijn, moeten erg ver reizen
  • hotels hebben minder plek voorradig dan die van concurrerende landen
  • de prijs van vluchten en hotels in het seizoen dat de bijeenkomst moet plaatsvinden is niet concurrerend anderen landen doen voor de tweede keer aan de bid mee
  • landen die meedingen zijn een agressieve lobby begonnen
  • politieke instabiliteit in het gastland
  • bedenkingen ten aanzien van de persoonlijke beveiliging in het gastland
  • onvoorspelbare kosten door een steeds veranderende wisselkoers

Ook al heeft u al het bovenstaande op een rijtje, één ding blijft van primair belang: in hoeverre kunt u tegemoet komen aan de officiële criteria die de internationale organisatie stelt? Ook al is uw voorstel - waarvoor u overigens vaak niet meer dan vijftien minuten de tijd heeft om het te presenteren - promotioneel nog zo aantrekkelijk onderbouwd, zolang u geen goed antwoord heeft op deze criteria, is de kans dat uw bid het haalt nihil.

Professional Congress Organiser

Bij de organisatie is de hulp van professionals essentieel. Kies een vaardige Professional Congress Organiser.

Lees Meer