Stap 3 – bidbook maken

Wanneer u een congres uitnodigt om naar Nederland te komen, zult u in veel gevallen moeten concurreren met andere landen. Om het congres te ‘winnen’, maakt u een ‘bidbook’, waarin u uw voorstel overtuigend presenteert. De belangrijkste elementen hierin zijn:

Voordelen van Nederland als congresland

Goede bereikbaarheid, een dicht vervoersnetwerk, congresfaciliteiten zijn sterke voordelen van Nederland. Laat dit zien in uw voorstel. Wij hebben hiervoor cijfers, foto’s en filmpjes beschikbaar.

Voordelen van de locatie

Benadruk de voordelen van de stad en de congreslocatie die u heeft gekozen. Het Regionaal Congresbureau en de locatie helpen u hierbij.

Vakgebied

Wat is de stand van zaken van uw vakgebied binnen Nederland? Welk belangrijk onderzoek vindt plaats, waarin is Nederland sterk?

Conceptprogramma

Wat gaat u anders doen dan anderen? Welk thema kiest u? Geef een duidelijke visie. Maak het congres concreet: noem belangrijke sprekers die u voor ogen heeft, de conceptopbouw van het programma, (nieuwe) presentatievormen. Zorg dat uw ideeën gaan leven.

Begroting & financiering

Een sluitende begroting is een voorwaarde voor elk congres. Laat zien wat u denkt uit te geven en wat de verwachte opbrengsten zijn. Onze voorbeeldbegroting kan daarbij helpen. Met het Voorfinancierings- en Garantiefonds VGF beperkt u financiële risico’s.

Aanbevelingen

Het bidbook bevat ook ondersteuningsbrieven van bijvoorbeeld universiteiten, industrieën, ministers/burgemeesters, NBTC en het ministerie van Buitenlandse Zaken. Ook de formele uitnodiging van uw instituut neemt u op in het bidbook.

NBTC helpt

Wij maken graag samen met u het bidbook. Dit is kosteloos. Door onze jarenlange ervaring weten wij waar associaties op letten. Wij hebben een template voor het bidbook en geven advies over punten die nadruk verdienen. Daarnaast helpen wij u graag met uw begroting en met de aanbevelingsbrieven. Heeft u in deze fase al gekozen voor een Professional Congress Organiser? Dan kan die u ook (kosteloos) helpen met het bidbook.

Meer weten? Bel NBTC: +31 (0)70-3705705 of mail: congressen@holland.com

Ga naar de volgende stap:

Stap 4 – bid presenteren

Tips voor een succesvolle presentatie.

Lees Meer