Stap 5 – gewonnen!

Uw bid heeft gewonnen! Gefeliciteerd. Nu begint de daadwerkelijke organisatie. Uw PCO zal hierbij een belangrijke rol spelen, terwijl u inhoud en koers bepaalt.

Kies een PCO

Heeft u nog geen Professional Congress Organiser ingeschakeld? Dan is dit het moment om er een te kiezen.

Verdeel taken en verantwoordelijkheden

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden brengt u onder in 'committees'. Het ‘Local Organising Committee’ is het overkoepelende orgaan, eindverantwoordelijk voor de inhoud van het programma, de financiën en de logistieke organisatie. Het aantal committees hangt samen met de omvang van een congres en de wens om leden actief bij de congresorganisatie te betrekken. Houd het overzichtelijk: laat de voorzitters van gespecialiseerde committees zitting hebben in het Local Organising Committee. Als u werkt met een PCO, laat dan de centrale informatiestroom via hen lopen.

Richt een congresstichting op

Breng de financiële en juridische aansprakelijkheid van het congres onder in een aparte congresstichting. Daardoor loopt uw instituut of vereniging geen financieel of juridisch risico. Uw PCO adviseert u graag over de inrichting van zo’n stichting.

Beperk financiële risico’s

De stichting kan een aanvraag doen bij het Voorfinancierings- en Garantiefonds. U kunt gebruikmaken van een kosteloze voorfinanciering of een garantstelling voor eventueel tegenvallende opbrengsten. Organiseer!

Naast locatie en programma zijn er verschillende praktische zaken om aan te denken, zoals: administratie, drukwerk, website, uitnodigingen, registratie, programmaboek, naambadges, hotelaccommodatie, catering, visuele middelen, transport, abstracts, sociaal programma en studiebezoeken. Uw PCO helpt u met al deze aspecten, zodat u zich kunt concentreren op de inhoud. Samen maakt u er een succesvol congres van.

NBTC helpt

De rol van NBTC ligt vooral in de procedure tot aan de organisatie. Bij de organisatie zelf wordt u bijgestaan door uw PCO. Wij helpen u graag met het selecteren van een goede PCO.

Meer weten? Bel NBTC: +31 (0)70-3705705 of mail: congressen@holland.com