Denk na over sterke en zwakke punten

Analyseer in een zo vroeg mogelijk stadium de sterke en zwakke punten in uw voorstel. Door de nadruk te leggen op wat u wél te bieden heeft, kunt u voorkomen dat er te veel aandacht uitgaat naar eventuele tekortkomingen of u kunt in ieder geval een strategie bedenken om vragen daarover te pareren. En daarmee vergroot u uw kans op succes. Helemaal mooi is het wanneer u ook de sterke en zwakke punten in de voorstellen van uw medekandidaten kent, zodat u daar vragen over kunt stellen en de verschilpunten met uw eigen voorstel helder weet te formuleren.

Voorbeelden van sterke punten 

  • de voorzitter of directiesecretaresse van uw organisatie houdt ook letterlijk kantoor binnen uw organisatie
  • in eigen land is een aantal erkende experts op het vakgebied werkzaam
  • geschikte congres-/vergader- en tentoonstellingsfaciliteiten
  • een tot de verbeelding sprekende bestemming
  • een uitstekende infrastructuur (transport, hotels, restaurants)
  • de locatie heeft een goede naam in organisatie en uitvoering van gelijksoortige bijeenkomsten
  • de betrokken partijen – PCO, conventie- of regionaal congresbureau, locatie, hotels - werken nauw met elkaar samen
  • een gunstige wisselkoers (rekening houdend met de meeste deelnemers)  

Voorbeelden van zwakke punten 

  • de beschikbare locaties komen niet helemaal tegemoet aan de eisen die de bijeenkomst stelt
  • de groep branche-/vakdeskundigen in het gastland is relatief klein en/of onbekend
  • er is te weinig garantie dat de fondsenwerving voldoende van de grond komt 
  • niet alle professionals in het gastland staan achter de bid
  • het gastland heeft geen ervaring in het organiseren van een gelijksoortige bijeenkomst van dezelfde omvang
  • de lokale congresmarkt staat niet eensgezind achter de bid
  • een ongunstige wisselkoers (voor de meeste deelnemers)

Naast een afweging van de sterke en zwakke punten in uw voorstel bereidt u de bid nog beter voor door een inventarisatie van kansen en bedreigingen.

Kansen zijn 

  • de bijeenkomst heeft niet eerder in het gastland (of de betrokken regio) plaatsgevonden
  • de branche- en vakdeskundigen zijn van een hoog niveau en/of hebben een uitstekende internationale reputatie
  • er is een (bekend) roulatiesysteem met betrekking tot de plaats van bijeenkomst
  • de lokale congresmarkt is bereid om gezamenlijk te investeren in de voorbereiding van het evenement
  • de bestemming staat als veilig bekend
  • er zijn voldoende lokale initiatieven om het evenement financieel te ondersteunen

Bedreigingen zijn 

  • de kans dat een nabijgelegen land het evenement naar zich toe trekt
  • deelnemers uit landen die normaalgesproken goed vertegenwoordigd zijn, moeten erg ver reizen
  • hotels hebben minder plek voorradig dan die van concurrerende landen
  • de prijs van vluchten en hotels in het seizoen dat de bijeenkomst moet plaatsvinden is niet concurrerend anderen landen doen voor de tweede keer aan de bid mee
  • landen die meedingen zijn een agressieve lobby begonnen
  • politieke instabiliteit in het gastland
  • bedenkingen ten aanzien van de persoonlijke beveiliging in het gastland
  • onvoorspelbare kosten door een steeds veranderende wisselkoers

Ook al heeft u al het bovenstaande op een rijtje, één ding blijft van primair belang: in hoeverre kunt u tegemoet komen aan de officiële criteria die de internationale organisatie stelt? Ook al is uw voorstel - waarvoor u overigens vaak niet meer dan vijftien minuten de tijd heeft om het te presenteren - promotioneel nog zo aantrekkelijk onderbouwd, zolang u geen goed antwoord heeft op deze criteria, is de kans dat uw bid het haalt nihil.