Deelnemersrecord voor sponsorarm congres

55 keer bekeken

30 september 2014

Deelnemersrecord voor sponsorarm congres

Het Wenckebach Instituut organiseert al een indrukwekkende 250 activiteiten op jaarbasis, maar als op 20 augustus bijna 700 deelnemers het 13th International Congress of Behavioral Medicine bezoeken, heeft organisator Harry Gubbels tóch een nieuwe mijlpaal bereikt.

Lees meer

Het Wenckebach Instituut organiseert al een indrukwekkende 250 activiteiten op jaarbasis, maar als op 20 augustus bijna 700 deelnemers het 13th International Congress of Behavioral Medicine bezoeken, heeft organisator Harry Gubbels tóch een nieuwe mijlpaal bereikt.

Verwachting

The Society of Behavioral Medicine ging vooraf uit van zo’n 700 bezoekers, maar die moet je natuurlijk nog wel werven; Groningen is niet zo bekend als Parijs of Barcelona. Het is gelukt. Op 20 augustus lopen 685 gedragswetenschappers, psychologen en andere deelnemers Martiniplaza binnen, bijna 40% van hen komt van buiten Europa.

Nieuw

‘De Nederlandse afdeling van de Society of Behavioral Medicine had nog nooit zo’n groot 4-daags congres georganiseerd, aldus Harry Gubbels van de Postgraduate School of Medicine van het Wenckebach Instituut in Groningen. ‘Dit congres, de doelgroep en de schaal waren nieuw voor ons. Normaal gesproken houden wij ons vooral bezig met onderwijs voor medisch specialisten.’

Congressapp

De organisatie moest zich houden aan strakke guidelines van de internationale opdrachtgever. ‘Het instructieboek is wel 50 pagina’s dik’, vertelt Gubbels, ‘het hele congresraamwerk staat er in beschreven.’ Daarbinnen had de organisatie alle vrijheid, wat leidde tot interessante vernieuwingen. Zo zien we bijvoorbeeld veel mensen rondlopen met de congresapp die speciaal voor dit evenement is ontwikkeld.

Abstracts

Er waren ook uitdagingen, aldus Gubbels: ‘Vooral het verwerken van de ruim 866 abstracts. Wij hebben daarvoor een systeem, maar dat hadden we nog niet op die schaal gebruikt. Dat is gelukkig prima gegaan.’

Budget

Sponsors zien we niet veel op het congres, en Harry Gubbels weet waarom: ‘Specialistencongressen zijn interessant voor de farmaceutische industrie. Deze doelgroep is veel diffuser met bijvoorbeeld gedragswetenschappers en psychologen. Dat maakt het werven van sponsors lastig, maar daarmee hebben we rekening gehouden in het budget.’

Locatie

Het inhoudelijke programma is vrij vol. Toch wil de organisatie mensen ook laten genieten van de unieke Groningse sfeer. Een borrel in de Martinikerk en een diner in het Academiegebouw bieden daarvoor de perfecte ambiance. ‘Deze stad is really charming’, vinden twee postdoctorale studenten van de University of Miami. ‘Het is een prettige afwisseling na ons korte verblijf in Amsterdam.’ Waarschijnlijk pakken ze nog een avondje Noorderzon Performing Arts Festival mee.

Bereikbaarheid en ontvangst

Eén van de vaste bezoekers van het tweejaarlijkse congres, dr. Saeed Wahass van King Fahad Medical City in Saudi Arabië, is zeer te spreken over deze Nederlandse editie. ‘De organisatie is uitstekend. Dat begint al bij de bereikbaarheid, de gastvrije ontvangst en het eten. En het programma is inhoudelijk sterk.’

Gezellig

‘Het belangrijkste bij een congres als dit is toch dat alles goed werkt: het vervoer, de setting, de techniek, de catering’, aldus Gubbels. ‘Ik ben tevreden als deelnemers daarvan niets merken; dat betekent dat het goed is geregeld. Verder hoop ik vooral dat mensen het ook gezellig vinden.’

Ontdek Nederland in elk seizoen

Nederland is prachtig in ieder seizoen. Ontdek de leukste vakantietips voor de lente, zomer, herfst en winter.

Lees meer