Hoe lang moet mijn congres duren?

In de inhoud schuilt maar een deel van het antwoord, legt ervaren congresorganisator Ton Soons uit. ‘Veel belangrijker is: hoeveel tijd hebben deelnemers ervoor over? Dat hangt vooral af van de reisafstand en het belang van het congres. Langer is niet altijd beter.’ Differentiatie is de nieuwste trend.

Welke factor bepaalt vooral de ideale congreslengte?

‘De verhouding tussen congrestijd en reistijd is het belangrijkste’, aldus Ton Soons van Winningwords. ‘Een internationaal congres moet minimaal 2 dagen duren, anders hebben buitenlandse deelnemers de reis er niet voor over. Grote internationale congressen duren vaak 3 tot 5 dagen.’

En verder?

‘Als deelnemers veel belang toekennen aan een congres zullen ze er meer tijd aan besteden. Een wetenschapper zal gerust 5 dagen uittrekken voor hét jaarcongres van zijn internationale associatie. Zodra er concurrentie is en er keuzes gemaakt moeten worden, is het lastiger om die tijd te verantwoorden. Dan kan korter beter zijn.’

Wat is het risico van een te kort congres?

‘Hoewel tijd een schaars goed is, kan een congres ook te kort zijn. Dan komen mensen niet, omdat de reistijd/congrestijd niet in verhouding is. Of ze zijn er wel, maar raken gefrustreerd omdat onderwerpen niet goed zijn uitgediept. De grootste ergernis is als er onvoldoende tijd wordt ingeruimd voor interactie.’

Waarom is interactie zo belangrijk?

‘Mensen komen niet om alleen informatie te consumeren. Dan wordt YouTube je concurrent, waar kijkers presentaties nog kunnen stoppen en terugspoelen ook. De kracht van live zit in kennisuitwisseling, discussie, contacten. Reserveer daar binnen de sessies tijd voor, liefst met een goede moderator en in kleine groepen – wat kan leiden tot meer parallelsessies. Ook pauzes en sociale onderdelen zijn belangrijk; de mate waarin is afhankelijk van je congresdoelstellingen.’

Kan een congres te lang zijn?

‘Voor een deelnemer is een congres niet snel te lang. Die bepaalt zelf wel of hij alle dagen aanwezig is. Het risico zit dan vooral bij de exposanten en de organisator. Als deelnemers later komen of voortijdig gaan, krijgen exposanten niet de verwachte aantallen op hun stand. En als organisator wil je natuurlijk geen halflege zalen zien.’

Is er een gulden middenweg?

‘Het kan interessant zijn om het programma te splitsen naar de interesses van je deelnemers. Bijvoorbeeld eerst 2 dagen vooral gericht op beleidsmakers, dan 1 plenaire dag waarbij iedereen aanwezig is en dan 2 dagen voor praktische onderwerpen. Zulke differentiatie komt steeds vaker voor. Daarmee speel je heel gericht in op de behoeften van je doelgroep. ’