Stap 2 – keuzes
Voordat u een gedetailleerd voorstel uitwerkt, dient u enkele keuzes te maken.
Locatie
In welke stad en op welke locatie wilt u het congres laten plaatsvinden? Kiest u voor uw eigen locatie of een professionele congreslocatie? Is deze nog beschikbaar in de periode dat uw congres moet plaatsvinden?
Conceptprogramma
Welke sprekers wilt u uitnodigen, hoe wilt u het programma opbouwen? Hoeveel bezoekers ontvangt u en hoe verdeelt u deze over plenaire en parallelsessies?
Partners
Het is verstandig in deze fase al partners te benaderen die u kunnen helpen bij het opzetten van het congresvoorstel:
Een Professional Congress Organiser (PCO)
PCO's zijn gespecialiseerd in de administratieve, logistieke en technische organisatie van een congres. Zij kunnen u in deze fase al helpen met het vaststellen van doelstellingen, het aanvragen van offertes en het uitwerken van uw voorstel. Tips voor het kiezen van een PCO.
Een Regionaal Congresbureau
Weet u al in welke regio uw evenement gaat plaatsvinden, dan kan een Regionaal Congresbureau (RCB) u wijzen op geschikte locaties. Het RCB kan ook tips geven over dienstverleners, hotelaccommodatie en sociale activiteiten. Hun adviezen zijn kosteloos, vrijblijvend en onpartijdig.
Locatie
Wanneer u de locatie heeft gekozen, kan deze u ook helpen met praktische ideeën voor het congres.
Bidteam
Zo’n voorstel kost veel tijd. Stel daarom in deze fase een ‘bid team’ samen; de mensen waarmee u het voorstel gaat uitwerken. Vaak zijn dit ook de mensen waarmee u later samen de organisatie op u neemt.
NBTC helpt
NBTC helpt u met het kiezen van een PCO en brengt u graag in contact met het Regionaal Congresbureau in uw regio. Ook geven wij advies over zaken waarop u moet letten bij de keuze van een locatie.
Meer weten? Bel NBTC: +31 (0)70-3705705 of mail: [email protected].
Bekijk de volgende stap
Versla de concurrentie met een ijzersterk bidbook. Lees meer
Alle stappen:
U wilt een internationaal congres naar Nederland halen. Wat staat u te wachten?
U gaat ervoor: welke keuzes maakt u eerst? Wie kunnen u hierbij helpen?
Versla de concurrentie met een ijzersterk bidbook.
Tips voor een succesvolle presentatie.
U heeft gewonnen. Het organiseren kan beginnen!