Foto: © Rudy and Peter Skitterians

Stap 2 – keuzes

Voordat u een gedetailleerd voorstel uitwerkt, dient u enkele keuzes te maken.

Locatie

In welke stad en op welke locatie wilt u het congres laten plaatsvinden? Kiest u voor uw eigen locatie of een professionele congreslocatie? Is deze nog beschikbaar in de periode dat uw congres moet plaatsvinden?

Conceptprogramma

Welke sprekers wilt u uitnodigen, hoe wilt u het programma opbouwen? Hoeveel bezoekers ontvangt u en hoe verdeelt u deze over plenaire en parallelsessies?

Partners

Het is verstandig in deze fase al partners te benaderen die u kunnen helpen bij het opzetten van het congresvoorstel:

Een Professional Congress Organiser (PCO)

PCO's zijn gespecialiseerd in de administratieve, logistieke en technische organisatie van een congres. Zij kunnen u in deze fase al helpen met het vaststellen van doelstellingen, het aanvragen van offertes en het uitwerken van uw voorstel. Tips voor het kiezen van een PCO.

Een Regionaal Congresbureau

Weet u al in welke regio uw evenement gaat plaatsvinden, dan kan een Regionaal Congresbureau (RCB) u wijzen op geschikte locaties. Het RCB kan ook tips geven over dienstverleners, hotelaccommodatie en sociale activiteiten. Hun adviezen zijn kosteloos, vrijblijvend en onpartijdig.

Locatie

Wanneer u de locatie heeft gekozen, kan deze u ook helpen met praktische ideeën voor het congres.

Bidteam

Zo’n voorstel kost veel tijd. Stel daarom in deze fase een ‘bid team’ samen; de mensen waarmee u het voorstel gaat uitwerken. Vaak zijn dit ook de mensen waarmee u later samen de organisatie op u neemt.

NBTC helpt

NBTC helpt u met het kiezen van een PCO en brengt u graag in contact met het Regionaal Congresbureau in uw regio. Ook geven wij advies over zaken waarop u moet letten bij de keuze van een locatie.

Meer weten? Bel NBTC: +31 (0)70-3705705 of mail: [email protected].