BTW en uw internationale congres

Congres organiseren in Nederland?

Laat u goed informeren over de fiscale implicaties.

Experts bij elkaar brengen, ideeën uitwisselen, beleid vormen... er zijn vele goede redenen om een congres te organiseren. Om vervolgens Nederland te kiezen als gewenste locatie voor uw congres is ook een meer dan logische keus. Want Nederland kent niet alleen een goede bereikbaarheid en infrastructuur, maar ook een prima prijs-kwaliteit verhouding voor de organisatie van uw congres.

Bent u daadwerkelijk van plan een congres, workshop of conventie in Nederland te organiseren? Dan is het belangrijk dat u goed op de hoogte bent van de implicaties ten aanzien van belastingen in Nederland. Want elke ondernemer die in Nederland een dienst verleent tegen vergoeding, is verplicht daarover BTW, of 'omzetbelasting' te betalen. Ongeacht of die ondernemer vanuit Nederland of vanuit het buitenland opereert.

Wat is BTW?

BTW (Belasting Toegevoegde Waarde), is een belasting die wordt geheven over de waarde die een ondernemer toevoegt aan een product of dienst. Elke ondernemer moet deze BTW in rekening brengen over zijn of haar verkopen en deze afdragen aan de Belastingdienst. Daar tegenover staat dan dat BTW over de gemaakte kosten kan worden teruggevraagd.

Zo wordt feitelijk in elke schakel van de handelsketen de toegevoegde waarde van een product met BTW belast. Uiteindelijk blijft de BTW op de laatste transactie te drukken, waarmee de consumptie wordt belast. Uiteindelijk is het dus de consument (particulier of bedrijf) die het gehele BTW-bedrag moet betalen. De ondernemer is degene die deze belasting int en afdraagt.

BTW werd als eerste ingevoerd in de Europese Unie en kent in ieder EU-land ongeveer eenzelfde systeem, gebaseerd op Europese richtlijnen. Zo moet het basistarief in EU-landen minstens 15% zijn, maar hebben de landen daarnaast verschillende vrijheden voor de invulling van het BTW-stelsel en dus ook over het tarief. En, hoewel BTW inmiddels in de meeste landen ter wereld is ingevoerd, kent men deze belasting (nog) niet in de Verenigde Staten.

Wanneer bent u BTW-plichtig?

Wie in Nederland zakelijke activiteiten tegen vergoeding ontplooit, zoals het organiseren van een congres, workshop of conventie, wordt gezien als BTW-ondernemer en is daarmee ook BTW-plichtig. Dit geldt evengoed voor een buitenlandse als voor een Nederlandse ondernemer. Belangrijk voor de vraag waar u BTW dient te betalen is waar de prestatie plaatsvindt én wat de prestatie inhoudt. 

Waar bent u BTW-plichtig?

Voor de eerste vraag, waar de prestatie plaatsvindt, is van belang dat er een onderscheid gemaakt wordt in diensten tussen bedrijven (B-2-B services) en diensten tussen bedrijven en consumenten (B-2-C services).  Als hoofdregel geldt dat de B-2-B services voor de BTW geacht worden plaats te vinden waar de klant is. Bij B-2-C services geldt als hoofdregel dat deze voor de BTW geacht worden plaats te vinden op de plek waar de aanbieder of leverancier zit. Op deze hoofdregels bestaan uiteraard een aantal uitzonderingen.

Voor welke diensten bent u BTW-plichtig?

Met betrekking tot de vraag wat de dienstverlening inhoudt is het goed te beseffen dat bij het organiseren van een congres vaak verschillende soorten dienstverlening komen kijken. Gaat het bijvoorbeeld alleen om het verlenen van toegang tot een congres, dan betaalt u belasting in het land waar het congres gehouden wordt. Zijn er aanverwante diensten waarvoor u een vergoeding krijgt, zoals bijvoorbeeld het organiseren van hotelovernachtingen of horeca-activiteiten, dan kan het zijn dat er andere regels gelden.

Al deze verschillende onderdelen van de dienstverlening moeten in kaart gebracht worden en vervolgens moet er gekeken worden hoe deze voor de BTW behandeld dienen te worden. Ook voor de kosten die u maakt moet gekeken worden waar ze zijn gemaakt en of u de BTW erover terug kunt krijgen. Al met al een complexe zaak; zeker omdat de interpretatie van de regels binnen de EU ook verschillend kan zijn, die het belang van goed en vroegtijdig advies noodzakelijk maakt.

Ook een stichting betaalt BTW!

Veel verwarring bestaat er over de vraag of een stichting ook BTW dient af te dragen wanneer zij een congres organiseren in Nederland. Aangezien stichtingen vaak niet alle belastingen hoeven te betalen (zoals bijvoorbeeld vennootschapsbelasting), denkt men vaak dat ze ook niet BTW-plichtig zijn. Echter, zodra een stichting activiteiten onderneemt die omzet genereren wordt de stichting gezien als BTW-ondernemer en is ook zij gewoon BTW-plichtig.

Tijdig aanvragen van BTW registratie

Gaat u als buitenlandse ondernemer een congres organiseren in Nederland, dan bent u dus BTW- plichtig en is het zaak u tijdig te registreren bij de Belastingdienst. Aangezien de organisatie van een congres vaak een langdurig proces is – waarbij de kosten vooruitlopen op de opbrengsten - is het zaak tijdig te registreren, zodat u de door u betaalde BTW tijdig terug kunt vorderen.

Een andere reden is dat het achteraf, als alle kosten al in rekening zijn gebracht, vaak lastig is om de BTW-positie te bepalen. Sterker nog, wanneer BTW ten onrechte op een factuur staat maar wel is betaald, dan kunt u deze niet meer terug vorderen! Kortom, zorg dat u zich tijdig registreert. Controleer altijd of de ontvangen facturen met juiste BTW zijn uitgereikt. Dan kunt u ook tijdig uw BTW terugvragen!

BTW aangifte doen

Bent u eenmaal geregistreerd bij de Belastingdienst, dan is het zaak dat u periodiek aangifte doet. Een speciale afdeling van de Belastingdienst behandelt alle Nederlandse BTW-zaken van buitenlandse ondernemers en zij leggen u uit hoe u BTW aangeeft en betaalt of betaalde BTW terug kunt vragen. Overigens bestaat er ook de mogelijkheid om slechts eenmalig aangifte te doen wanneer u eenmalig een congres organiseert.

Ten slotte...

Al met al is de fiscale kant van het organiseren van een congres in Nederland niet eenvoudig. Dit geldt overigens ook voor alle andere landen binnen de EU waar nagenoeg dezelfde regels gelden. Het goede nieuws is dat de belastingdienst in Nederland vaak pragmatisch en efficiënt werkt ten opzichte van die in andere EU landen. Echter, door de vele regels, uitzonderingen en interpretaties adviseren we u om al in een vroeg stadium professioneel advies in te winnen.

Dit artikel hebben wij geschreven met hulp van Meijburg&Co Belasting-adviseurs. Meijburg&Co behoort tot het wereldwijde KPMG-netwerk. Uiteraard helpen zij ook u met alle plezier als het gaat om fiscale aspecten bij het organiseren van een congres in Nederland.

Disclaimer:

Bovenstaand artikel wordt u aangeboden door het NBTC. (Nederlands Bureau voor Toerisme & Congressen). NBTC geeft op geen enkele wijze garantie over de juistheid of volledigheid van de informatie. Aan de informatie in dit artikel kan op geen enkele wijze rechten worden ontleend, noch kan NBTC aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade geleden door gebruik van de informatie.

Contact

Wilt u een internationaal congres naar Nederland halen? We helpen u graag. Neem direct contact op:
Tel.: +31 (070) 3705705
E-mail: [email protected]

Lees meer