Veel gestelde vragen

Hieronder vindt u het antwoord op een aantal veel gestelde vragen over de organisatie van uw internationale congres in Nederland. 

Nederland heeft een uitstekende bereikbaarheid en een sterke congresinfrastructuur. Wij staan bekend als goede organisatoren en hebben een rijke congreshistorie.

Topsectoren zijn kennisgebieden waarin Nederland uitblinkt. Het kabinet stimuleert deze sectoren. Aangezien kennis delen een speerpunt is, spant NBTC zich in om internationale congressen op het gebied van deze topsectoren, naar Nederland te halen. We doen dat in het samenwerkingsverband Holland Congres Alliantie.

Nederland organiseert jaarlijks ongeveer 300 internationale associatiecongressen. ICCA en UIA houden deze cijfers bij.

Het organiseren van een internationaal congres levert internationale aandacht op, autoriteit in het vakgebied en een sterkere invloed op de internationale onderzoeksagenda. Ook het verwerven van budgetten voor research & development kan een impuls krijgen door meer internationale zichtbaarheid.

Air France KLM biedt voordelige vliegtarieven voor congressen.

Organisatoren van internationale, meerdaagse congressen in Nederland kunnen financiële risico’s beperken met het Voorfinancierings- en Garantiefonds VGF. Het VGF biedt 2 afzonderlijke regelingen:

  • • Met een voorfinanciering vangt u aanloopkosten op.
  • • Met het garantiefonds dekt u zich in tegen tegenvallende deelnemersaantallen.

Het organiseren van een congres brengt financiële en juridische risico’s met zich mee. Om uw eigen instituut geen risico te laten lopen, adviseert NBTC om voor het congres een aparte congresstichting op te zetten. Uw PCO assisteert u daar graag bij.

Het Local Organising Committee (LOC) is verantwoordelijk voor het congres. De initiatiefnemer is meestal ook de voorzitter van het LOC. De commissieleden besteden vaak zaken uit aan gespecialiseerde (sub)committees en aan professionals zoals een PCO.

NBTC is vooral betrokken bij uw kandidaatstelling. Voor de praktische organisatie van uw congres brengen we u graag in contact met ons netwerk.

Een regionaal congresbureau is een onafhankelijk en professioneel bureau dat de congresbranche in de regio ondersteunt. Zij hebben een uitgebreid netwerk in de regio en zijn uitstekend op de hoogte van locaties, hotels en faciliteiten. Ze denken graag met u mee en hebben vaak goed (gratis) promotiemateriaal beschikbaar. Het kan waardevol zijn om het regionaal congresbureau al tijdens de bidprocedure te betrekken; zij weten als geen ander hoe ze de regio moeten ‘verkopen’.

De diensten van een regionaal congresbureau zijn kosteloos; de aangesloten professionals werken voor het belang van de regio. Meestal werken deze bureaus nauw samen met PCO’s.

De samenwerking met een PCO verloopt over langere tijd en is vaak behoorlijk intensief. Besteed daarom voldoende aandacht aan de selectie van een PCO die bij u past.

  • 1. Bepaal wat u van een PCO verwacht. Stel op basis daarvan een ‘tender’ op, ofwel een verzoek tot offerte. Hierin neemt u randvoorwaarden op zoals aantallen personen, dagen, abstracts, sprekers, en de gewenste services. NBTC kan u helpen bij het opstellen van zo’n tender.
  • 2. Maak een voorselectie en zoek contact met deze PCO’s. Zet de tender uit bij 2 of 3 PCO’s die u geschikt lijken.
  • 3. Vergelijk de ontvangen offertes. Let bij uw keuze niet alleen op de diensten en de prijs, maar ook op een persoonlijke ‘klik’.
  • 4. Vraag om referenties bij de PCO’s die in aanmerking komen.
  • 5. Nodig de overgebleven PCO’s uit voor een persoonlijke presentatie. Vraag wie uw contactpersoon zal worden; zorg dat die bij de presentatie aanwezig is.
  • 6. Kies de PCO die het beste aan uw wensen tegemoetkomt en waarmee u het prettigst denkt te kunnen samenwerken.
NBTC kan u helpen met het opstellen van de tender en met de voorselectie: in overleg met u selecteren wij 2 of 3 PCO’s waarmee u een intakegesprek voert. Daarna maakt u een keuze.

Enkele PCO’s stellen zich op deze website aan u voor.

Kiest u voor ondersteuning door een PCO, doe dat dan in een zo vroeg mogelijk stadium. Juist in de beginfase moet u belangrijke beslissingen nemen, bijvoorbeeld ten aanzien van een geschikte locatie. Ook tijdens de bidprocedure brengt de PCO belangrijke expertise in.

Verschillende factoren spelen mee bij het al dan niet inschakelen van een PCO (Professional Congress Organiser):

  • • de omvang van uw congres;
  • • het beschikbare budget;
  • • de beschikbare mankracht en tijd die u heeft;
  • • de expertise die u in huis heeft.
NBTC adviseert om bij grotere congressen altijd te werken met een PCO. Voor u is het organiseren van een congres immers geen dagelijkse kost en vaak moet u het naast al uw andere werk doen. Een goede Professional Congress Organiser verdient zichzelf terug door werk uit handen te nemen en kosten te besparen.

Een PCO kan de hele praktische organisatie van het congres voor u doen, vanaf de bidprocedure tot aan de communicatie na afloop van het congres. Belangrijke taken zijn onder andere:

  • Opzet: bidsupport, locatieselectie, uitwerking programma en draaiboek.
  • Marketing en promotie van het congres: congreswebsite, uitnodigingen, perscontacten, advertenties.
  • Logistiek: deelnemersregistratie, hotelreserveringen, vervoer, catering, audiovisuele ondersteuning.
  • Inhoudelijke ondersteuning: abstract management, communicatie met sprekers, accreditatie.
  • Organisatie sociaal programma, zoals diners, recepties en excursies.
Let wel: de financiële eindverantwoordelijkheid voor een congres en de inhoud van het programma blijven altijd de eindverantwoordelijkheid van de organisator.

Een Professional Congress Organiser (PCO) is een onafhankelijk bedrijf dat is gespecialiseerd in het organiseren van internationale congressen en meetings op een professionele basis.

Ja. Wij hebben templates en voorbeelden beschikbaar en helpen u graag met het opstellen van uw eigen presentatie. Wanneer u de presentatie in het buitenland voor de internationale associatie houdt, kunnen wij u i.s.m. Air France/KLM een vliegticket aanbieden.

Ja. Wij maken samen met u het bidbook en financieren de productie en het drukken ervan. Een digitale versie behoort tot de mogelijkheden. U kunt dit ook laten doen door een PCO, als die in deze fase al betrokken is.

Ja. Op deze website vindt u een Daarnaast helpen we u graag met het maken van uw eigen congresbegroting.

Een bid voorbereiden doet u samen met anderen in een bidteam. Elke partij heeft een eigen expertise en inbreng. Bijvoorbeeld:

  • • degene die het initiatief heeft genomen;
  • • een aantal wetenschappers uit het vakgebied;
  • • een Professional Conference Organiser;
  • • een vertegenwoordiger van de congreslocatie;
  • • een vertegenwoordiger van een regionaal congresbureau;
  • • een deskundige van NBTC.

Een bidbook is een schriftelijk voorstel waarin u zich kandidaat stelt om een internationaal congres naar Nederland te halen. De internationale associatie stelt vaak een aantal voorwaarden aan zo’n bidbook. In ieder geval bevat het:

  • • uw uitnodiging aan het internationale congres;
  • • voordelen van Nederland als congresland;
  • • voordelen van de locatie die u voor ogen heeft;
  • • de stand van zaken in uw vakgebied;
  • • een conceptprogramma;
  • • een conceptbegroting;
  • • andere voordelen waarom u/uw instituut dit congres het beste kan organiseren;
  • • aanbevelingsbrieven.

Een (congres)bid is een voorstel waarin u Nederland voorstelt als de congreslocatie voor een internationaal congres. Een bid bestaat meestal uit 2 delen: het schriftelijke ‘bidbook’ en een presentatie.

Voordat u besluit een congres naar Nederland te halen, zult u zichzelf een aantal vragen stellen. Vervolgens stelt u zich kandidaat bij de internationale associatie volgens de daar geldende procedure. Hiervoor heeft NBTC een stappenplan opgesteld.

NBTC ontvangt een rijksbijdrage van het ministerie van Economische Zaken. Daarnaast werken wij samen met relevante private partijen in de branche.

Nee. Het advies, de tools en de begeleiding van NBTC zijn kosteloos.

NBTC helpt u om een internationaal congres naar Nederland te halen. Wij begeleiden uw kandidaatstelling met tools en advies, tot aan de daadwerkelijke presentatie. Daarnaast brengen wij u in contact met betrouwbare en ervaren partners voor de praktische organisatie van het congres.

Een associatie is een internationale vereniging van mensen met eenzelfde interesse of vakgebied. Associatiecongressen zijn terugkerende evenementen, waarbij het land waar ze gehouden worden, vaak rouleert. Een Nederlandse vakgroep, faculteit of instituut kan het initiatief nemen om een dergelijk congres in Nederland te organiseren. Meestal is daarvoor een formele kandidaatstelling nodig. Hierbij helpt NBTC u graag.

Onze focus ligt op meerdaagse, internationale congressen waarbij kennisoverdracht centraal staat. Meestal betreft dit ‘associatiecongressen’.